Japanese Mail Correspondence: 8 Useful Phrases

ビジネス日本語では、よく使っている特別な言葉があります。通常より、たいてい使い分けや意味が違います。初見、分かり辛いかもしれません。でも、特別な言葉は、たくさんあるわけではありませんから、いくつかを理解したら、手紙を読むのは簡単になります。では、始めましょうか。

Business Japanese really refers to a kind of special vocabulary. There are many specific usages of terms that don’t really exist outside of a business context. At first some of them may be hard to understand. But, the number of these kinds of terms isn’t that high. Therefore, studying just a few can greatly increase the ease with which one understands formal business correspondence. Shall we start?

概要
Outline

1. さて
2. つきましては
3. 取引先
4. 平素は・平素より
5. 清祥・清栄
6. 取締役
7. 色をつける
8. 不手際

1. さて

辞書定義

一つの話が終わって、新しい話題に移るときに用いる。ところで。一方。

When finishing one topic, expresses the speakers intention to move on to the next. By the way. On the other hand.

説明

「次、どうしますか」と言う質問は、「さて」はその返事が紹介されます。ビジネス手紙の場合、「さて」の後、たいてい重要な点が続けます。注意してください。

This word introduces the answer to the question, “what will I do next?” In a business setting, usually this phrase introduces the critical matter of the letter. Sort of like, “now, as for the important business…” Try to pay attention to what follows if you see this.

例

「さて、本題に戻るとしようか」

Shall we return to the main topic of discussion?

2. つきましては

辞書定義

つきましては（就きましては）とは、「そういうわけで」や「したがって」、「そこで」などの接続詞としての意味と、「については」、「に関しては」などの連語としての意味を持つ言葉である

Due to this. Therefore.

説明

ビジネス場面では「つきましては」の後に続く言葉が大切です。「さて」のように、大抵手紙の用件が付けられているので、注意してください。

This word often appears somewhere in the body of a business letter. What follows is usually important, the reason for the letter, so pay attention!

例

つきましては、データーを渡っていだだければ、ご幸いでございます。

Thus, we would be grateful if you could provide us with the data.

3. 取引先

辞書定義

商業上、取引をしている相手。取引相手。

Who you are doing business with. Client. Patron.

説明

もちろん、定義に「取引」が使っているので、説明する必要があります。「取引」は「ビジネスの事」と言う意味です。例えば、自分に何かを買えば、その人が取引先です。

何回も繰り返す取引があれば、その取引先は「得意様」と呼ばれます。

Of course, since the term is used in the definition, it will require some explanation. In a business setting, the term refers to a customer or client. Generally, it can refer to any business partner.

If the parter is something like a frequent customer, they might acquire the title 得意様.

例

彼は取引先に紹介状を買いました。

He wrote a letter of introduction to his client.

4. 平素は・平素より

辞書定義

普段。常日頃。いつも。

Normally. As usual.

説明

ビジネス手紙の場合、過去の取引がある時、使われています。「平素は」は「過去のことがある」と言う意味で、「平素より」は「現在まで過去のことが続けている」と言う意味です。

In business letters, this phrase emphasizes the good relations with the other party. Roughly translated, it means “as usual” or “as ever.”

例

平素よりお世話になっています

“Thank you for your continued support”, or “As always, thank you for your support!”

5. 清祥・清栄

辞書定義

相手の健康や幸せを喜ぶ言葉です。

What you say when you wish for the health and prosperity of your partner or business.

説明

「清祥」と「清栄」は似ていますが、少し違いがあります。当たり前が、違いは「栄」と「祥」の文字にあります。「栄」は「繁栄」を意味します。「経済的な繁栄」が普通な意味があるので、個人的だけではなく、企業に対しても適しています。一方、「祥」と言う文字には「幸い」とか「めでたい」と言う意味があります。だから、「清祥」は基本的に個人的な言葉です。

The two phrases differ only by one kanji: therein lies the difference. Similar to the word “prosperity,” it can imply something like economic prosperity or be applied to otherwise non-personal entities. But it can also apply to individuals. In contrast, the second word is fundamentally one that can only apply to individuals. So use this as a hint to guess the context of the letter.

例

「拝啓 貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。」

We hope that your company continues to become more and more prosperous.

「拝啓 初夏の候、ますますご清祥のこととお喜び申し上げます」

We hope that you are thriving more and more this early summer season.

6. 取締役

辞書定義

株式会社で、取締役会の構成員として、会社の業務執行に関する意思決定に参加する者。株主総会で選任される。

Appointed by shareholders, the board members conduct the essential business affairs of the corporation.

説明

株式会社では、守らなければならない法則がいくつもあります。「会社法」とも言えます。「会社法第３４８条」はその一例です。それは「取締役は、定款に別段の定めがある場合を除き、株式会社の業務を執行する」と言います。だから、取締役は業務を行うためにあるのです。

There is something called “Corporate Law” which refers to the body of law that defines what a corporation does and cannot do. Article 348 of the Companies Act is one example. It says, “The directors shall execute the business of the corporation, except as otherwise provided in the articles of incorporation.” In other words, they are the board of directors, elected by shareholders to run the corporation’s affairs.

例

取締役会は、社名変更を決定しました。

At the board of directors meeting, they decided on a company name change.

7. 色をつける

辞書定義

物事の扱いに情を加える。値引きしたり、割り増ししたりする。

Conducting affairs compassionately, with grace. Reducing the price or adding a discount.

説明

「色をつける」は「交渉場面など条件で同意して、有利を加える」と言うことです。

Literally attach some color, it is an idiom meaning to “sweeten the deal,” perhaps by lowering the price or throwing in something extra.

例

前回、無理を聞いてもらいましたから、今回はちょっと色をつけるおきました。

Since I forced you to listen last time, I decided to throw in something extra.

8. 不手際

辞書定義

物事を処理する方法や結果の仕上がりが悪いさま。

Handling of a situation went poorly.

説明

「不手際」は「苦手」とか「下手」と言う意味を表します。ビジネスでは謝る際に使われます。

Literally “without skillfulness.” Often used in cases when the customer has a grievance, as a way to apologize for the company’s ineptitude.

例

申し訳ございません。私どもの不手際で、発注ミスがございまして。。。

Our sincerest apologies. Due to our clumsiness, your order was missed…